ARANOVA

  1. Inicio
  2. Blog
  3. Legalidad de las videoactas: ¿Es legal el uso de las Actas Digitales?

Legalidad de las videoactas¿Es legal el uso de las Actas Digitales?

En los últimos años la administración pública ha experimentado grandes transformaciones como consecuencia de la implantación y universalización de las tecnologías de la información y comunicación (TIC). La transformación digital es ya una realidad, lo que está suponiendo grandes cambios en el funcionamiento de las instituciones que se tienen que adaptar a la implementación de nuevas herramientas para encarar este nuevo escenario. Pero no sólo es un reto, sino también una gran oportunidad para avanzar hacia una administración más abierta a la ciudadanía.

La retransmisión en directo vía streaming, grabación en vídeo y certificación de las sesiones plenarias, así como la administración integral de los documentos que componen el acta digital de las sesiones del Pleno, son algunas de las medidas a implantar para fomentar esta transparencia, accesibilidad e inmediatez en la gestión municipal.

Pero las audio-video actas digitales también suponen una mayor eficiencia para la administración que las implanta, traducida en ahorro de tiempo y recursos.

Validez Jurídica

Uso de las Tic en la administración

La Ley de Bases del Régimen Local 7/1985 (LRBRL) establece en su artículo 25.ñ como competencia propia de los municipios “La promoción de la participación” de la ciudadanía “en el uso eficiente y sostenible de las tecnologías de la información y las comunicaciones”.

Asimismo, el artículo 70 bis dispone que “las Entidades Locales y, especialmente, los municipios, deberán impulsar la utilización interactiva de las tecnologías de la información y la comunicación para facilitar la participación y la comunicación con los vecinos/as, para la presentación de documentos y para la realización de trámites administrativos, de encuestas y, en su caso, de consultas ciudadanas”.

Contenidos mínimos que deben constar en un acta de pleno

El Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de las disposiciones legales vigentes en materia de Régimen Local en su artículo 50 señala que “De cada sesión se extenderá acta" por la Secretaría de la Corporación o el órgano correspondiente"haciendo constar, como mínimo, la fecha y hora de comienzo y fin; los nombres del Presidente y demás asistentes (miembros de la Corporación presentes); los asuntos tratados; el resultado de los votos emitidos y los acuerdos adoptados. En las sesiones plenarias deberán recogerse sucintamente las opiniones emitidas

El Real Decreto 2568/1986 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales (ROF), en su artículo 109 especifica aún más los contenidos mínimos que deben constar en el acta. haciendo referencia al "Lugar de reunión, con expresión del nombre del Municipio y local en que se celebra". Al nombramiento no sólo de los miembros de la Corporación presentes, sino también de "los ausentes que se hubiesen excusado y de los que falten sin excusa". Asimismo definir su se trata de una sesión de "carácter ordinario o extraordinario", y si "se celebra en primera o en segunda convocatoria". En lo referente a las votaciones establece que "se verifiquen y en el caso de las nominales el sentido en que cada miembro emita su voto. En las votaciones ordinarias se hará constar el número de votos afirmativos, de los negativos y de las abstenciones". En el caso de que las pesonas interesadas lo soliciten "se hará constar nominalmente el sentido del voto" en el documento de acta sucinta.

Las actas digitales se componen , por un lado, de un documento electrónico escrito o acta sucinta en PDF en el que constan los requisitos formales especificados anteriormente de quórum y toma de acuerdos, omitiendo las deliberaciones; y, por otro, de la grabación en vídeo de la sesión. Ambos documentos se asocian, integran y firman electrónicamente desde el sistema, mediante Certificado Digital o DNI Electrónico de la secretaría general de la entidad local para validar su autenticidad e integridad y se ponen a disposición de la ciudadanía a través del portal de transparencia del sitio web  municipal.

Por lo tanto, en lo que respecta a contenidos que se deben recoger en un acta de pleno, las actas digitales cumplen íntegramente con la legislación vigente al respecto. Además suponen una mejoría con respecto a las actas en papel, puesto que las grabaciones de las sesiones plenarias recogen las intervenciones íntegras,  por lo que se reproduce fielmente lo sucedido en el pleno.

Certificación de la autenticidad integridad de las actas audiovisuales

El Libro de Actas

El ROF en su artículo 110 establece en su punto 2 que “El acta, una vez aprobada por el Pleno, se transcribirá en el Libro de Actas” deberán ser autorizadas con las firmas de alcaldía o presidencia y de la persona responsable de secretaría.

La ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno regula el marco mínimo al que deben ajustar su actividad las administraciones públicas. Estableciendo, para las entidades que integran la Administración local una serie de obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información pública (artículo 2). En el artículo 5 dispone que " ... publicarán de forma periódica y actualizada la información cuyo conocimiento sea relevante para garantizar la transparencia de su actividad relacionada con el funcionamiento y control de la actuación pública" . Siendo de aplicación los límites al derecho de acceso a la información pública que se concretan en su artículo 14 y el derivado de la protección de datos de carácter personal regulado en su artículo 15. La información sujeta a las obligaciones de transparencia será publicada en las correspondientes sedes electrónicas o páginas web.

Implementación de las Tic en instituciones

Con la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC), y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP), las diversas administraciones públicas se enfrentaron a un nuevo escenario normativo de impulso y consolidación de la administración digital y de generalización del empleo de medios electrónicos.

Concretamente, la Ley 39/2015, supuso un impulso muy importante en la digitalización, incorporando el uso generalizado y obligatorio de medios electrónicos tanto respecto de los documentos y actos administrativos en general (artículos 26.1 y 36.1) como en relación con las diferentes fases del procedimiento administrativo (en este sentido pueden citarse los artículos 71.1, 75.1, 80.2 y 88.4), y establece, asimismo, en su artículo 70.2, el formato electrónico de los expedientes administrativos.

Concepto que se reforzó con la entrada en vigor de la Ley 40/2015 LRJSP que alude en su exposición de motivos, a que la utilización de los medios electrónicos ha de ser la habitual. Preveyendo de manera más concreta, en su artículo 46.1, que “todos los documentos empleados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible”.

En consecuencia, existe obligación de uso de medios electrónicos en las actuaciones de las administraciones públicas, por lo que resulta imprescindible aplicarla a la obligación de llevar libros de actas prevista en la normativa de régimen local.

Sobre la emisión en streaming y la grabación de las sesiones de pleno

Asimismo en su artículo 18 la LRJSP hace referencia explícitamente a la posibilidad de grabar las sesiones plenarias y emitirlas telemáticamente “El fichero resultante de la grabación, junto con la certificación expedida por el Secretario de la autenticidad e integridad del mismo, y cuantos documentos en soporte electrónico se utilizasen como documentos de la sesión, podrán acompañar al acta de las sesiones, sin necesidad de hacer constar en ella los puntos principales de las deliberaciones”. “Cuando se hubiese optado por la grabación, de las sesiones celebradas o por la utilización de documentos en soporte electrónico, deberán conservarse de forma que garantice la integridad y autenticidad de los ficheros electrónicos correspondientes y el acceso a los mismos por parte de los miembros del órgano colegiado”

Aunque la disposición adicional vigesimoprimera establece que “Las disposiciones previstas en esta Ley relativas a los órganos colegiados no serán de aplicación..." en "...los órganos colegiados de gobierno de las Entidades Locales". Lo que significa que no es directamente aplicable en el caso de corporaciones municipales. Por lo que es aconsejable, en el supuesto de querer impementarlo, que se regule en su Reglamento Orgánico Municipal (ROM).

El art. 70 de la LRBRL estabece que "Las sesiones del Pleno de las corporaciones locales son públicas. No obstante, podrán ser secretos el debate y votación de aquellos asuntos que puedan afectar al derecho fundamental de los ciudadanos a que se refiere el artículo 18.1 de la Constitución, cuando así se acuerde por mayoría absoluta. No son públicas las sesiones de la Junta de Gobierno Local." Por lo tanto manifiesta de forma clara y precisa que las sesiones del Pleno de la Corporación, con carácter general y salvo las excepciones que la propia norma prevé, son públicas. Por ello, si la celebración de una sesión plenaria es pública, de forma que cualquier persona, sin restricción, puede acceder y verificar qué ocurre durante el desarrollo de la misma, no habría ningún inconveniente en poder grabar, mediante cualquier soporte, ya sea de audio o video (o ambos) y difundir el contenido de la sesión plenaria.

En lo que respecta a otro tipo de sesiones que no son públicas como por ejemplo juntas de gobierno local, mesas de contratación...etc. El sistema de gestión de actas municipales digitales también puede utilizarse, en este caso se generaría el acta digital pero no se publicaríanen el repositorio de la web municipal ni se emitiría en directo. Ya que el sistema gestión de actas digitales permite un control total sobre lo que se publica o mantiene en privado.

En 2015 la Defensora del Pueblo elaboró un informe que remitió a la Federación Española de Municipios y Provincias  (FEMP) en el que instaba a "no impedir la grabación de los plenos cuando lo soliciten los ciudadanos, condicionado a que respeten las normas de protección de datos de carácter personal y los límites establecidos en la Constitución y leyes de desarrollo, con previa indicación a todos los presentes de que las sesiones pueden ser grabadas en soporte sonoro y audiovisual, para su posterior divulgación en medios de comunicación y difusión"

Por lo tanto, no sólo no hay nigún inconveniente en emitir los plenos en streaming  y posterioremente ponerlos a disposición de la ciudadanía a través de un repositorio de sesiones en la web insitucional; sino que en la situación actual es imprescindibe para cumplir con la Ley de Transparencia.

Dar fe sobre archivos audiovisuales y digitales

El Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional, en su artículo 3 establece las funciones de la secretaría entre las que está la de fe pública y todo lo que comprende. Haciendo referencia expresa a la transcripción del acta que “se transcribirá por el Secretario en el Libro de Actas, cualquiera que sea su soporte o formato, en papel o electrónico, autorizada con la firma del Secretario y el visto bueno del Alcalde o Presidente de la Corporación”.

No obstante, en el supuesto de que el soporte sea electrónico, “será preciso que se redacte en todo caso por el Secretario de la Corporación extracto en papel comprensivo de los siguientes datos: lugar, fecha y hora de la celebración de la sesión; su indicación del carácter ordinario o extraordinario; los asistentes y los miembros que se hubieran excusado; así como el contenido de los acuerdos alcanzados, en su caso, y las opiniones sintetizadas de los miembros de la Corporación que hubiesen intervenido en las deliberaciones e incidencias de éstas, con expresión del sentido del voto de los miembros presentes.” que dará lugar al documento de acta en formato digital.

En definitiva, la sustitución del soporte físico de las actas por uno virtual (grabación de audio, vídeo y acta sucinta en PDF) si está firmada electrónicamente (con certificado digital o DNI Electrónico) por la persona responsable de alcaldía o presidencia y de la secretaría, se consideraría parte del documento de fé pública. Asimismo se garantiza y certifica la autenticidad e integridad de los ficheros audiovisuales mediante “huella digital” (Hash)

Cumplimiento de la Ley de Protección de Datos

Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales establece en su Artículo 8. Tratamiento de datos por obligación legal, interés público o ejercicio de poderes públicos que:

  1. El tratamiento de datos personales sólo podrá considerarse fundado en el cumplimiento de una obligación legal exigible al responsable, en los términos previstos en el artículo 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679, cuando así lo prevea una norma de Derecho de la Unión Europea o una norma con rango de ley, que podrá determinar las condiciones generales del tratamiento y los tipos de datos objeto del mismo así como las cesiones que procedan como consecuencia del cumplimiento de la obligación legal. Dicha norma podrá igualmente imponer condiciones especiales al tratamiento, tales como la adopción de medidas adicionales de seguridad u otras establecidas en el capítulo IV del Reglamento (UE) 2016/679.
  2. El tratamiento de datos personales sólo podrá considerarse fundado en el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable, en los términos previstos en el artículo 6.1 e) del Reglamento (UE) 2016/679, cuando derive de una competencia atribuida por una norma con rango de ley.

Teniendo en cuenta el carácter público de los plenos municipales, las personas que asisten se entiende que están de acuerdo en que sus intervenciones serán públicas. Para dar una mayor cobertura legal a la emisión en directo vía #streaming y posterior alojamiento en un repositorio en la web municipal, es aconsejable informar de la grabación de las sesiones y obtener el consentimiento de las personas intervinientes.

En ARANOVA hemos creado una suite de gestión y administración automatizada de audio - video actas digitales. Pensada principalmente para pequeños ayuntamientos, pero adaptable a grandes instituciones.

Una plataforma totalmente flexible, personalizable, de implantación rápida y de fácil uso que permite la elaboración de actas, gestión y consulta de las sesiones plenarias en un entorno seguro cumpliento el  Esquema Nacional de Seguridad (ENS).

Para ello, la opción más razonable de obtener ese consentimiento es informar al público asistente al pleno municipal a través de un mensaje de advertencia al comienzo del mismo “La sesión tiene carácter público, por lo tanto se va a proceder a su difusión y grabación para dar conocimiento de los asuntos tratados en la misma a la ciudadanía. Las personas asistentes como público, lo hacen libremente y se entiende que dan sus consentimiento para la grabación, emisión y difusión de las opiniones e imágenes que de la mismas se obtengan”. Asimismo antes del comienzo del turno de ruegos y preguntas se dejará constancia de lo siguiente “El turno de ruegos y preguntas forma parte de esta sesión plenaria y en consecuencia, tiene carácter público y es de libre asistencia. Las opiniones e imágenes que se obtengan en el mismo también lo son”

De modo que si alguien no está conforme con que se pueda recoger su imagen, pueda advertirlo con anterioridad a la celebración de la sesión del pleno.

En lo que respecta a la posible comunicación no consentida de datos personales que puedan manifestarse durante la sesión plenaria. Los miembros de la corporación que asistan, y que tienen acceso a los datos de carácter personal de los expedientes que se debaten, deben poner especial atención en no exponerlos. De todos modos, en el caso de que se hicieran durante la transmisión en directo del pleno, hay mecanismos para eliminar su rastro (derecho al olvido) pudiendo generar dos archivos de grabación: uno original, que sería el reflejo fiel de la sesión y que constituirá la prueba firmada (video acta digital) y otro editado, que es el que se haría público desde el canal de vídeos de la página web o portal de transparencia de la institución.

¿Te ha resultado útil?
¡Haz clic en las estrellas para puntuarla!
Puntuación media 4.8 / 5. #Votos: 5

Belén Gimeno , CDO - Estrategia y comunicación online

Diplomada en Trabajo Social con Postgrado en Gestión de Políticas y Proyectos Culturales y amplia experiencia en la gestión de redes sociales, desarrollo de estrategias de comunicación y marketing.

ARANOVA

Audiovisual Software Factory & Lab

Esta web usa cookies operativas propias que tienen una pura finalidad funcional y cookies de terceros (tipo analytics) que permiten conocer sus hábitos de navegación para darle mejores servicios de información. Si continuas navegando, aceptas su uso. Puedes cambiar la configuración, desactivarlas u obtener más información en nuestra política de cookies.