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Recomendaciones técnicas para la realización de un evento online

El sector de los congresos es uno de los más importantes de nuestro país, cada año se celebran multitud de eventos, jornadas, webinars, reuniones o seminarios a los que asisten ponentes e invitados de todas partes del mundo. En los últimos años está ganando terreno una nueva tendencia en la organización de eventos: los congresos virtuales. Tendencia que debido a la actual situación causada por las restricciones sanitarias causadas por la COVID-19, ha generado la necesidad implementarla de manera más rápida.

Aunque el fin de la pandemia está cada vez más cerca, lo que permitirá la realización de eventos presenciales, el futuro se pinta "híbrido" en busca de aprovechar las ventajas de ambos sistemas. Ofreciendo la posibilidad de además de asistir presencialmente contar con una plataforma virtual que ofrezca la posibilidad de asustir a aquellas personas que de otra manera no podíran hacerlo.

Un modalidad que permite aumentar la difusión, llegando a una mayor audiencia independientemente de su localización geográfica. Otra de las ventajas es la posibilidad de que ponentes y expertos de todo el mundo pueden participar como aumentando el prestigio de tu evento y economizando costes de desplazamientos y alojamientos. Además de eliminar también las barreras temporales al permitir la emisión en directo a través de streaming yel acceso posterior a los vídeos bajo demanda.

Muchas personas han tenido que adaptarse a esta nueva situación y realizar intervenciones desde su propio domicilio o despacho. Aquí os dejamos unos TIPS y recomendaciones técnicas para que vuestra intervención en un evento online sea todo un éxito.

Recomendaciones para los participantes

Buscar un espacio apropiado para su realización

Escoger un fondo preferentemente neutro, evitando situarse junto a objetos llamativos que distraigan la atención del asistente, de manera que la protagonista sea la persona que interviene. Evitar el ruido ambiente: Evitar el tráfico y la estancia de personas en la sala donde se vaya a realizar. Recomendamos la utilización de micrófono o cascos con micrófono integrado. Dejar el teléfono en modo avión, o sin sonido ni vibración.

Llevar una vestimenta adecuada

Es necesario vestirse para la ocasión, como si la conferencia no ocurriese en casa, sino en un entorno formal de trabajo. Evitando el uso de prendas que puedan dar lugar a efecto “moiré” como las de estampados de rayas o a cuadros.

Usar un equipamiento conveniente a las necesidades técnicas

Es conveniente preparar el ordenador con antelación, comprobar que el sistema operativo, antivirus y aplicaciones que se van a utilizar están actualizados o instalando las actualizaciones necesarias. Es preferible la realización desde un ordenador de escritorio o portátil (no recomendamos realizarlo desde tablet o smartphone).

Revisar la conectividad

Es preferible, siempre que se pueda, realizar la conexión a través de un cable ethernet. Recomendamos la realización de pruebas de velocidad de conexión para confirmar que la velocidad que tenemos es la que se ajusta a nuestras necesidades.

Comprobar la posición y encuadre de la cámara

Comprobar previamente el correcto funcionamiento y la calidad de video, el encuadre y enfoque de la cámara está en la posición correcta donde vamos a realizar nuestra intervención. Recomendamos seguir la regla de los tercios: Si divides la pantalla en tercios en sentido horizontal, debes asegurarte de que tu cabeza está en el tercio superior. Para ello es necesario poner el ordenador o la webcam a la altura de los ojos o a uno o dos centímetros por encima.

Revisar la iluminación del espacio

Sin una buena iluminación la cámara puede introducir ruido visual (que se traducirá en una baja calidad de imagen), por lo que recomendamos en la medida de lo posible realizarlo en una habitación luminosa (sentarse preferentemente de cara a una ventana, evitando el contraluz) . En el caso de que la iluminación natural sea deficiente recomendamos la utilización de elementos adicionales de iluminación como por ejemplo lámpara de escritorio con bombillas LED, panel de luz LED con un difusor de silicona, anillo de luz, etc.

Contar con microfonía adecuada

Es necesario comprobar el correcto funcionamiento del volumen del micrófono y colocarlo a una distancia adecuada, de manera que el sonido sea captado adecuadamente: ni demasiado bajo ni con picos de volumen. Es preferible la utilización de un micrófono externo (ya sea de corbata o direccional) frente a los dispositivos integrados en los dispositivos ya que mejoran la calidad del sonido.

Tener a mano los documentos o pantallas que va compartir en la sesión

Es recomendable cerciorarse previamente de que el material que se vaya a utilizar (presentaciones, imágenes, diapositivas con texto, vídeo…) están abiertos y listos para su uso. Recomendamos el uso de atajos del teclado para desplazarse por la configuración, lo que nos permite de una manera ágil y rápida poder compartir documentos o presentaciones .

Tener a la mano la secuencia de actividades que van a realizar

Tener claros los pasos y acciones que se tienen que realizar durante la intervención, de cara dotarnos de mayor seguridad durante el desarrollo de la intervención y evitar improvisaciones de última hora.

Practicar con la herramienta o plataforma para habituarse a su uso

Si no está habituado a la plataforma que se vaya a usar, es recomendable la realización de pruebas previas.

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Belén Gimeno , CDO - Estrategia y comunicación online

Diplomada en Trabajo Social con Postgrado en Gestión de Políticas y Proyectos Culturales y amplia experiencia en la gestión de redes sociales, desarrollo de estrategias de comunicación y marketing.

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